Договор аренды для юридического адреса: образец составления

Одним из обязательных моментов, сопровождающих процедуру регистрации организации, является отражение юридического адреса. По сути он должен выступать офисом фирмы, на которой может приходить различная документация и где находятся официальные представители ООО для решения любых вопросов, касающихся субъекта. Поскольку открывающаяся фирма не всегда имеет достаточное количество активов или уставного капитала для покупки офиса, чаще всего составляется договор на юридический адрес, подразумевающий предоставление в право пользования здания или отдельного помещения. Такой документ имеет установленные законом требования к составлению и должен содержать обязательные пункты, отсутствие которых стать поводом для признания его недействительным.

Необходимость наличия офиса фирмы

Для чего необходима аренда рабочего места под юридический адрес? Согласно статье 49 Гражданского кодекса юридическое лицо с момента осуществления регистрации приобретает статус субъекта права. В соответствии с этим фирма, с одной стороны, наделяется правоспособностью и дееспособностью, а с другой стороны обязательством выполнения всех законодательных норм, касающихся фирм, организаций и сферы их деятельности.

Возникновение необходимости составления договора аренды и, собственно, присвоения юридического адреса организации вызвано следующими моментами:

• указанный адрес определяет место регистрации компании. Такой момент законодательно можно сравнить с регистрацией физического лица по месту проживания;
• по существующим нормам юр. адрес должен определять местонахождение главного офиса компании, и, как чаще всего происходит, генерального директора;
• законодательно определена необходимость хранения всей важной документации именно по тому месту, что будет отражено в свидетельстве о регистрации юридического лица;
• необходимость отражения такого реквизита связана с тем, что он может использоваться при обращении для защиты прав при судебных разбирательствах, направлении претензий и т.д.
• Обеспечивается возможность отнесения фирмы к отделению налоговой службы, особенно такой момент актуален в крупных городах.

Для справки. В больших населенных пунктах регистрация осуществляться в одном отделении налоговой службы, а постановка на учет осуществляется в другом.

Дополнительно необходимость составления договора аренды для юридического адреса возникает в следующих ситуациях:

• при необходимости установления факта получения посланных требований, заявлений, извещений в соответствии со статьей 165 Гражданского кодекса;
• при выполнении действий, связанных с реорганизацией компании;
• при участии в проводимых электронных аукционах.

Важная информация. В случае, если в процессе подачи заявки для участия в торгах будет выявлено, что сведения о представленном юр. адресе не соответствуют действительности, согласно Постановлению Арбитражного суда в участии в них может быть отказано.

Нюансы, которые стоит учитывать при заключении договора

При рассмотрении юридического аспекта понятия стоит понимать существенное отличие его от определения местонахождения фирмы. Местонахождением может считаться фактическое расположение, что может даже находиться в другом населенном пункте. Если говорить о тех реквизитах, что будут указаны в свидетельстве о регистрации – это точное указание нахождения исполнительного органа, что должен функционировать постоянно и где будет находиться представитель, имеющий полномочия действовать от лица компании.

Правомерным получением такого обязательного реквизита для организации является заключение договора об аренде. Чтобы предупредить возможные проблемы при регистрации и дальнейшем функционировании, следует уточнить у того, кто будет выступать арендодателем, следующие моменты:

• будет ли организация выступать единственным лицом, что располагается в указанном в договоре месте. Такой момент связан с необходимостью предупреждения развития мошеннических схем, когда по одному адресу зарегистрирована не одна фирма. Известно немало ситуаций, когда после проведения проверки по месту оказывалось, что буквально в одном помещении расположено несколько организаций, хотя такой факт запрещен;
• существует ли на самом деле тот объект, что подлежит аренде;
• является ли помещение и здание, что предоставляется в аренду, пригодным к использованию и введенным в эксплуатацию;
• не относится ли здание, где расположено помещение, к такому, что подлежит сносу;
• не располагаются ли в здании или на территории объекта формирования, органы государственной власти или муниципалитета;
• не имеется ли прочих обстоятельств, которые препятствуют использованию предоставляемого помещения.

В случае, если на один из таких вопросов арендодатель даст утвердительный ответ, представителю организации лучше отказаться от заключения договора аренды и подыскать другой вариант. В противном случае впоследствии при подаче документов на регистрацию возникают проблемы в виде отказа представителей налоговой службы.

Важно. При любой налоговой проверке юридического адреса при выявлении несоответствий требований, что предъявляются по отношению к адресам, организация может иметь серьезные проблемы в форме наложения штрафных санкций или отказе в регистрации.

Содержание заключаемого договора

Составление такого документа может осуществляться посредством использования типовой формы, при этом добавляются существенные условия, которые необходимы одной стороне с согласия другой. За образец договора аренды для юридического адреса можно взять любой документ, но при этом стоит учитывать необходимость наличия обязательных пунктов.

Юридически грамотное соглашение содержит следующие разделы:

1. Предмет договора. В нем отражается непосредственно то, что передается в аренду, а также площадь здания или комнаты. Указывают дату, на какую будет предоставлено помещение и когда начнется считаться арендная плата.
2. Назначение. В этом пункте отражается факт того, что арендатор, в роли которого выступает фирма, несет обязательство использования его исключительно в качестве офиса.
3. Обязанности лица, предоставляющего объект недвижимости в аренду. В первую очередь он должен обеспечить арендатору беспрепятственный доступ к арендуемому помещению. Необходимо также создать условия для поступления всех энергоносителей – света, газа, воды, отвода канализации. Если в процессе непосредственного использования возникнет проблема отключения по причине неуплаты коммунальных расходов по вине юридического лица, в такой ситуации в вину арендодателю такой факт нельзя будет вменить в вину собственнику помещения. Отражаются также другие пункты относительно необходимости проведения капитального и косметического ремонта, но это может быть вменено и в обязательство арендатору.
4. Права арендодателя. Основным моментом, что в первую очередь отражается в заключаемом соглашении, является право контролировать техническое состояние помещения и соблюдение арендатором сроков оплаты коммунальных услуг, если такое обязательство будет закреплено за ним. Также собственник помещения может быть наделен правом устанавливать график посещений объекта для внесения определенных представлений по выявленным недостаткам. Такие представления касаются только обеспечения целостности как самого помещения, так и того имущества, что будет передано вместе с ним или же соблюдений условий соглашения в плане целевого использования;
5. Обязанности юридического лица, которое будет выступать в качестве арендатора. Сюда может относиться поддержание чистоты и надлежащего состояния помещения, соблюдение правил противопожарной безопасности, отсутствие действий, которые препятствуют арендодателю посещать помещение с целью контроля состояния. Также обязательно отражают невозможность самовольного осуществления существенных изменений, которые могут стать причиной несоответствия техническим характеристикам, прописанным в паспорте. Сюда относит изменение стен и внутренних перегородок, пробивка окон или их закладка, демонтаж или установка межкомнатных дверей. Отдельно отражается необходимость осуществлять исключительно ту деятельность, для которой арендодатель предоставил помещение и не хранить в нем запрещенных веществ.
6. Права арендатора. Указывают право улучшения состояния помещения, использования всего комплекса услуг, который должен иметь место в офисе. К нему относится применение интернета, телефонной связи.
7. Почтовое обслуживание. Такой пункт отражается на случай прихода корреспонденции на имя арендатора при условии, что он в определенные моменты времени не находится по отраженному в договоре адресу;
8. Расчет сторон. В данном пункте отражается величина арендной платы. Указывается она как правило в национальной валюте Российской Федерации. По общим правилам величина такой оплаты остается неизменной на протяжении всего срока аренды. Несмотря на это может быть отражено право за арендодателем изменять ее при условии предварительного предупреждения о таком факте.
9. Внесение платежей. Прописывается срок, в какой необходимо вносить оплату и способ ее получения. Как правило средства переводятся с расчетного счета организации, поскольку таким образом осуществляется денежное движение средств в порядке, установленном законом. Указываются последствия отсутствия оплаты в течение определенного времени, а также то, кто несет обязательство оплаты коммунальных услуг.
10. Ответственность сторон за неисполнение отраженных в договоре обязательств.
11. Прочие обстоятельства, которые снимают обязательства. К таковым могут отнести стихийные бедствия, начало военных действий и т.д..
12. Порядок решения споров.
13. Общие условия – с какого момента начинает действовать договор, на какой срок он заключен и каким образом можно досрочно прекратить его действие.
14. Адреса, реквизиты сторон, а также подписи законных представителей.

Собираясь заключить договор аренды для расположения в нем главного офиса фирмы, стоит внимательно изучать все моменты, которые препятствуют использованию его в таком качестве. Специалисты советуют арендовать только проверенный юридический адрес, который может быть отражен в заявлении на регистрацию и какой не станет поводом для отказа в образовании организации.