Закон требует от юридического лица указывать данные о своем местонахождении в уставе. Изменения в него вносятся на основании решения собрания участников или акционеров. Если в компании один учредитель, то он может сделать это единолично. Протокол собрания о смене юридического адреса по образцу, рекомендованному специалистами, будет иметь разный вид в зависимости от того, какую организационно-правовую форму имеет компания – ООО или АО.
Протокол ООО
Смена местонахождении компании происходит в нескольких случаях:
- переезд компании в другую местность;
- прекращение срока действия существующего арендного договора;
- смена налоговой инспекции, для чего будет необходимо изменить местонахождение;
- принятие нормативного акта, которым утверждаются изменения в наименование населенного пункта или название улицы.
Все эти случаи потребуют внесения изменений в устав общества. Некоторые компании ограничиваются только указанием местонахождения в виде населенного пункта, поэтому от них потребуется, если переезд происходит в рамках одного города, внести только новые данные в ЕГРЮЛ. Подготовка протокола учредителей о смене юридического адреса по образцу и внесения изменений в устав для ООО не требуют при подготовке никаких специальных правовых знаний. Стандартной формы для протокола законодатель не предложил, каждая фирма может разработать свой формат, учтя в нем требуемые законом реквизиты. В нем должны присутствовать следующие ключевые вопросы:
- утверждение нового адреса;
- внесение изменений в Устав или принятие его новой редакции;
- назначение лица, который будет отвечать за уведомление ФНС и внесение новых данных в ЕГРЮЛ. Обычно им становится генеральный директор.
Голосование по каждому вопросу проводится отдельно. Если уставом общества не определено, кто является председателем и секретарем собрания, то отдельным пунктом станет их избрание. Именно они подписывают протокол. С формальной точки зрения будет необходимо указать итоги по каждому вопросу отдельно, наличие кворума. Общество само решает, насколько подробно оно описывает всех участников с долями в уставном капитале, адресами и другой значимой информацией, или ограничивается только фиксацией присутствия необходимого для принятия решения количества участников.
Интересно: Голосование на собрании может быть проведено и заочно, опросным путем – рассылкой бюллетеней. Секретарю останется только посчитать голоса и записать итоги.
Решение единственного участника ООО
Еще проще подготовить протокол голосования единственного участника. Нет необходимости соблюдать процедуру подготовки собрания, подсчитывать кворум и количество голосов «за», «против» и воздержался по каждому вопросу. Структура будет выглядеть следующим образом:
- наименование юридического лица;
- указание на тип документа – решение единственного учредителя;
- данные участника – гражданин может указать только ФИО, для юридического лица требуется указать ОГРН, ИНН, местонахождение;
- дата и время подготовки;
- вопросы повестки дня и уведомление о принятии положительного решения по ним;
- подпись.
Печать компании ставить не обязательно.
Решение собрания акционеров в акционерном обществе
Подготовить протокол изменения юридического адреса по образцу для АО – более сложная задача, так как правила его составления регламентируются законом об акционерных обществах и постановлениями ФСФР, в которых содержится множество специальных норм. Сейчас функции по регулированию работы акционерных обществ переданы Центральному банку, но выпущенные федеральной службой регламентирующие документы сохранили свою силу.
В протоколе обязательно должны содержаться:
- количество голосов присутствующих акционеров;
- установления факта наличия кворума;
- количество голосов, отданных за каждый из вариантов решения. Их обязательно должно быть три;
- утверждение о том, было ли принято решение, это значит, получено ли достаточное количество голосов «за»
Важно: В крупных акционерных обществах подсчет голосов и сопровождение процедуры проведения собрания производится реестродержателями, которые смогут подготовить необходимый образец протокола об изменении юридического адреса.
Созыв собрания в акционерном обществе проводится по сложной процедуре, поэтому надо исходить из того, что для оформления изменений и принятия решения потребуется не менее 20 дней, за которые требуется предупредить участников. Это существенно удлиняет сроки смены местонахождения. Сама регистрация займет не более 5 рабочих дней.
Как оформлять документ
Протокол может быть подписан всеми участниками в ООО, но существует возможность, как в акционерном обществе, подписать его только от имени председателя и секретаря собрания. Это удобно, так как голосование может происходить и заочным порядком, при котором участники лично не присутствуют на заседании. Учет голосов и присутствия ведется счетной комиссией общества, если она создавалась.
Если документ имеет одну страницу, то сложностей с его подготовкой не возникнет. Если в нем 2 или более страницы, документ потребуется прошить. На обратной стороне нужно сделать удостоверяющую наклейку, на которой нужно указать количество листов и поставить подпись председателя. Такое оформление позволит заверить решение у нотариуса, если куда-то потребуется направить именно нотариально удостоверенную копию.
Обычно готовится 2-3 копии протокола, одна из которых направляется в налоговые органы, остальные сохраняются в документах компании.
Что делать дальше
Решение участников станет тем документом, на основании которого ФНС зарегистрирует изменения в уставе и внесет новые данные в ЕГРЮЛ. Поэтому его копию необходимо направить в регистрирующий орган. Также в пакете должны присутствовать:
- текст изменений в устав или его новая редакция. Иногда меняется не только строчка с новым местонахождением, в этом случае достаточно 1 страницы изменений, но перерабатывается текст устава;
- форма Р13001, подпись руководителя компании на ней удостоверяется нотариусом, если не он будет заявителем при направлении пакета в налоговую инспекцию;
- документы, подтверждающие право на новый юридический адрес – договор аренды, гарантийное письмо, свидетельство о праве собственности;
- платежное поручение об оплате государственной пошлины.
Этот комплект направляется в ФНС директором или сотрудником компании лично или по почте. Если сотрудники инспекции найдут ошибки или несоответствие закону, то в регистрации нового адреса может быть отказано.
Внимание: Это же ждет компанию, если новое местонахождение окажется в списке адресов массовой регистрации. Суды считают, что такой тип адреса может стать основанием для отказа. Проверить это можно на сайте ФНС.
Самостоятельная подготовка документа для небольшого ООО не вызовет проблем и трудностей, но следует учитывать, что длительный процесс проведения собрания и сложность внесение правок в устав может оказаться неудобным для компании.
