В начале взаимодействия компании-контрагенты обмениваются между собой карточками клиента, одним из важных пунктов которых являются банковские реквизиты. В дальнейшем эта информация переходит в договоры и соглашения, появляется на сайтах, включается в счета, оплачиваемые покупателями. Если фирма меняет банк, ей требуется оповестить об этом всех, с кем она имеет дело. Возникает необходимость подготовить письмо о смене банковских реквизитов организации.
Когда меняются банковские реквизиты
Обычно компания взаимодействует с одним и тем же банком, который и оказывает услуги по расчетно-кассовому обслуживанию и предоставляет кредиты. Но в ряде случаев возникает необходимость сменить контрагента, в результате чего меняются реквизиты. Причинами такого решения становятся:
- предоставление другим банком более выгодных условий обслуживания;
- получение кредита, сопровождаемое требованием перевести к займодавцу все обороты по счетам;
- одно из условий получения государственного контракта;
- требование акционера или инвестора;
- открытие в непосредственной близости другого отделения банка;
- отзыв лицензии или ликвидация кредитного учреждения, с которым сотрудничала компания.
Во всех этих случаях меняются реквизиты расчетного счета компании. Может измениться и наименование банка, он может взять другое имя или преобразоваться в иную организационно-правовую форму, быть поглощенным более крупным конкурентом или разделится на два бизнеса.
Эти ситуации также станут основанием для уведомления всех партнеров. Потребуется направить официальное письмо о смене реквизитов, которое подписывается руководителем организации.
Структура данных
Необходимо понимать, что именно может поменяться в идентифицирующих признаках расчетного счета. Это поможет правильно составить документ. Параметры счета выглядят таким образом:
- наименование банка. Оно меняется в ряде случаев по желанию самого кредитного учреждения;
- наименование отделения. Компания может выбрать другой офис или филиал;
- БИК. Он не меняется никогда.
- корреспондентский счет также остается постоянным параметром;
- номер расчетного счета компании. Иногда он может измениться, если фирма открывает второй или третий, том же банке.
Важно: Указанные параметры модифицируются, если фирма продолжает сотрудничать с одним кредитным учреждением. Если же она полностью меняет обслуживающий банк, реквизиты изменятся по всем пунктам.
Кому необходимо отправить письмо
Достаточно сложно сразу вспомнить, с кем и как взаимодействует компания, какие договоры являются рабочими, какие завершенными, кому из клиентов выставлены счета. На помощь придут бухгалтерские программы, содержащие список всех контрагентов, с которыми совершалась хоть одна финансовая трансакция, от поставляющего воду Водоканала, до фирмы, осуществляющей дератизацию. Программа позволяет распечатать перечень дебиторов и кредиторов и именно на его новее необходимо сформировать список рассылки.
Уведомление об изменении банковских реквизитов существенно снизит риски неполучения или несвоевременного получения денежных средств. Направляется оно на юридический адрес контрагента, а также на тот, о котором заведомо известно, что именно там почта для партнера принимается и обрабатывается. Поскольку такое сообщение относится к категории юридически значимых документов, оно должно придти по адресу, указанному в уставе. Но в договоре может быть упомянуто и иное местонахождение, и если по нему не будет послано уведомление, это будет выглядеть как непроявление должной предусмотрительности в отношениях с другими бизнесменами.
Кроме того, желательно скан-копию документов отправить по официальному адресу электронной почты, по которому обычно происходит обмен сообщениями. Налоговую инспекцию и фонды уведомлять не обязательно, это входит в обязанности банка.
Как составить письмо
Образец уведомления о смене банковских реквизитов поможет сотруднику организации сориентироваться, при необходимости одновременной подготовки десятков, а то и сотен писем. Основой документа должно стать сообщение о новых данных компаний. При этом желательно, для избежания ошибок, отметить еще несколько важных моментов:
- написать перечень договоров и соглашений, заключенных с данным контрагентом, для учета изменений в каждом из них;
- сообщить об ожидаемых платежах и предложить совершить их уже на новый счет;
- указать дату, с которой все операции будут производится только по новым реквизитам;
- приложить справку из банка с новыми данными. Это снизит риск ошибиться, при введении цифр многозначных номеров.
Подписывает документ или первое лицо – директор компании или его заместитель, действующий на сновании доверенности. Уведомление о смене реквизитов организации для контрагентов отправляется сразу после того, как номера счетов изменились. Вместе с ним в письме могут находиться 2 экземпляра дополнительного соглашения к заключенному с контрагентом договору.
На заметку: Необходимо вести учет направленных писем и сохранять их копии и уведомления о вручении контрагентам, для избежания возможных спорных ситуаций.
Следует учитывать, что если платеж не поступит на счет из-за несвоевременного уведомления, начисление штрафов и пеней будет невозможным.
Когда требуется дополнительное соглашение
Образец информационного письма о смене реквизитов не всегда полностью решит задачу. Поскольку данные о счете фирмы являются одним из существенных условий любого договора, то ко всем заключенным и действующим документам потребуется подписать дополнительные соглашения. Текст их будет несложен, он должен состоять из двух пунктов:
- читать раздел «Сведения о сторонах» в новой редакции;
- все остальные условия остаются без изменений.
Такие соглашения требуется подготовить к каждому договору, подписать со своей стороны в двух или трех экземплярах, в зависимости от того, сколько их подписывалось при заключении, поставить печать и отправить контрагентам по почте с сопроводительным письмом. Желательно сопроводить почтовое отправление уведомлением о вручении. С теми партнерами, с которым налажены длительные деловые связи, допустимо обменяться соглашениями при помощи курьера. В сопроводительном письме надо изложить просьбу о подписании и обратной отправке одного экземпляра соглашения. Требуется в конце письма указать фамилию и телефон исполнителя, чтобы в случае возникновения вопросов представитель контрагента мог оперативно связаться с ним и обсудить все возникшие сложности.
Внимание: Отправку и возращение вторых экземпляров дополнительных соглашений необходимо поставить на контроль.
Нюансы
При отправлении и составлении обращения возникает необходимость проверить список контрагентов. В этот момент может выясниться, что кто-то из них сменил адрес, наименование или находится в состоянии банкротства. В первом случае это станет поводом для составление дополнительных соглашений к договорам, во втором – для срочной подготовки бумаг для того, чтобы успеть встать в очередь кредиторов.
Отправка такого документа – хороший повод обновить реестр контрагентов и дополнительно к уведомлению об изменении параметров счета совершить следующие действия:
- продлить договоры и соглашения, срок которых истекает;
- провести сверку взаиморасчетов по встречным обязательствам;
- найти неоплаченные счета и выставить их повторно;
- направить претензии о невыполнении тех или иных обязательств.
Все эти документы (акты сверки, претензии, соглашения о пролонгации) могут быть подготовлены вместе с уведомлением и в одном пакете с ним направлены контрагенту.
Необходимо только сделать на почте опись вложения, чтобы иметь доказательства направления всех нужных бумаг.
Своевременная отправка уведомления не только поможет сохранить денежные средства, но и поможет наладить более тесные отношения с контрагентами, покажет, в каких направлениях возможно дальнейшее сотрудничество и позволит восстановить договоры с истекшим сроком действия.