После выявления случаев массовой регистрации фирм-однодневок по единому местоположению, государственные органы ужесточили контроль за предпринимательской деятельностью. Теперь каждая организация должна в обязательном порядке подтвердить юридический адрес.
Что такое юридический адрес?
Юридический адрес (ЮА) – это фактическое местоположение управляющего органа предприятия, директора. Он необходим для регистрации фирмы и осуществления хозяйственной деятельности на законных основаниях. Очень часто люди путают юридический адрес с фактическим, поскольку законодательством не предусмотрено разделение этих двух понятий. Но реальное местоположение организации может не совпадать с расположением центрального офиса. Его, кстати, можно зарегистрировать по месту проживания генерального директора или одного из учредителей.
Условия регистрации юридического адреса
Начинающие предприниматели обязаны иметь подходящее место для регистрации фирмы. Данные о нем сдаются в налоговую службу. После чего предприятие ставится на учет в едином государственном реестре.
Если исполнительный орган меняет свое местоположение, то он обязан предупредить об этом соответствующие инстанции в течение 3 рабочих дней. Для этого используется форма Р 14001, если изменения не касаются устава компании. И форма Р 13001, если для смены ЮА необходимо внести корректировки в устав.
При составлении форм Р 13001 и Р 14001 заполняются не все страницы, а только те, в которых отражаются изменения, актуальные на данный момент.
Зачем подтверждать местоположение организации?
Налоговая служба может усомниться в подлинности ЮА, представленного физическим лицом при регистрации. Согласно п. 3 ст. 51 ГК РФ за сотрудниками уполномоченных органов закрепляется право проведения проверок достоверности данных.
Интересно: С 2017 года проходят массовые проверки адресов, по которым зарегистрированы компании. Руководителям приходят письма с просьбой явиться в ближайший налоговый орган для детализации юридического адреса. Получают подобные уведомления абсолютно все: от больших и малых компаний, действующих уже не один год, до только что открытых ООО и ИП.
Необходимые документы
В связи с изменениями в процедуре регистрации возникает вполне резонный вопрос, как подтвердить юридический адрес в налоговой? Прежде всего стоит уделить особое внимание документам. Поскольку предоставление неполного пакета бумаг неизбежно приведет к отказу от регистрации.
Если предприятие только начинает действовать, то для постановки на учет необходимо собрать следующие документы:
- Заявление формы Р 11001.
- Решение одного или нескольких учредителей.
- Устав компании (в нем указывается ЮА).
- Квитанция, подтверждающая оплату государственной пошлины.
- Бумага о наличии места для регистрации.
Если предприятие существует давно, то в налоговую сдаются документы, подтверждающие ЮА компании:
- Гарантийное письмо.
- Свидетельство о собственности (ксерокопия).
- Договор об аренде помещения.
- Бумага, подтверждающая прием – передачу офиса (помещения) в аренду.
- Справка БТИ.
- Прочие дополнительные документы, свидетельствующие об осуществлении деятельности на законных основаниях.
Какие бумаги предоставляются в отдельных случаях?
Чтобы встать на учет в Государственный Реестр предприниматель обязан предоставить бумаги для подтверждения юридического адреса в налоговую.
Однако существует несколько способов регистрации. И для каждого из них собирается свой пакет документов.
- При наличии собственного нежилого помещения в налоговый орган предоставляется копия бумаги, подтверждающей право владения помещением. В отдельных случаях может потребоваться нотариальное подтверждение документа. Перед подачей заявления на регистрацию необходимо проконсультироваться в ближайшей налоговой службе.
- Если помещение снимается в аренду, то необходимо попросить собственника составить гарантийное письмо, подтверждающее разрешение на осуществление предпринимательской деятельности.
- При покупке ЮА также потребуется составить гарантийное письмо. В нем указываются координаты собственника для проверки достоверности информации, указанной фирмой при регистрации или перерегистрации.
- Если начинающий предприниматель регистрирует фирму на дому, то ему следует предоставить бумагу на право собственности. Если квартира или дом сдается в аренду и гражданин не является ее собственником, то нужно составить разрешительное письмо от владельца помещения. Если в квартире или доме прописаны несколько человек, то понадобится разрешение от каждого из них.
Рекомендация: Письмо разрешается составлять в произвольной форме. Это позволит избежать проблем, связанных с оформлением. К остальным документам налоговая предъявляет более жесткие требования.
Требования к составлению документов
Особое внимание уделяется составлению гарантийного письма и договора об аренде помещения.
Хотя гарантийное письмо также может оформляться в произвольной форме, в него обязательно должны входить следующие пункты:
- Местоположение налоговой службы, в которую отправляется документ. Оно указывается в правом верхнем углу.
- Там же нужно прописать данные о владельце помещения (ОГРН, ИНН, КПП, местоположение и данные о банке и банковском идентификационном коде).
- Далее указывается название документа «Гарантийное письмо», строго посередине листа.
- Ниже прописываются условия и порядок передачи помещения в аренду. Не лишним будет обозначить площадь помещения и другие характеристики. Желательно отразить их в гарантийной справке так же, как они прописаны в договоре об аренде.
- К письму обязательно прилагается ксерокопия свидетельства о праве собственности. На него стоит ссылаться при указании гарантий на право владения помещением.
- В последнем пункте указывается информация о собственнике (ФИО и занимаемая должность).
Указывать дату составления письма необязательно – оно не имеет срока годности. Документ оформляется на фирменном бланке организации – собственника.
Внимание: При составлении гарантийного письма в налоговую о подтверждении юридического адреса собственник может указать, что заключение договора произойдет только после регистрации фирмы в государственном реестре. Письмом собственник лишь подтверждает, что не имеет возражений для регистрации ООО или ИП по данному адресу. Если предприниматель не хочет потерять место, ему стоит заранее побеспокоиться о заключении договора об аренде помещения.
Нарушения и штрафы
За предоставление недостоверных сведений о местоположении генеральный директор может быть наказан:
- Штрафом в размере от 5000 до 10000 рублей. При выявлении повторного нарушения предусмотрена дисквалификация сроком до 3 лет.
- Обращением в суд с просьбой о приостановке деятельности юридического лица.
- Уведомлением банка о выявлении правонарушений со стороны организации, и требованием о расторжении банковского договора.
Налоговая служба также имеет право внести соответствующую корректировку в Единый Государственный Реестр с пометкой о недостоверности данных.
2017 год стал переломным для многих предприятий. Массовая проверка юридических адресов коснулась не только молодых организаций. Для крупных фирм этот вопрос стал более чем актуальным. Финансовая сторона вопроса, а именно штрафные выплаты, для крупных предприятий не играет существенной роли. При этом на имидже компании можно поставить точку — в случае выявления нарушений банки и партнеры могут прекратить сотрудничество.
Начинающим предпринимателям важно не только предоставить достоверные адресные данные о компании, но и сделать это своевременно.
