Юридическое сопровождение        06 апреля 2017        0

Почтово-секретарское обслуживание юридического адреса

Услуга, включающая в себя получение и отправку корреспонденции, а также осуществление информирования заинтересованных лиц по телефону (сотрудников организации о приходе писем, контрагентов компании по текущим вопросам и др.) — это и есть почтово-секретарское обслуживание юридического адреса. Предоставить такой сервис может собственник арендованного предпринимателем юридического адреса за дополнительную плату.

В зависимости от выбранного пакета услуг компании-арендатору предоставляется:

  • доставка корреспонденции курьером;
  • ведение журнала входящих документов;
  • получение телефонных сообщений и фиксирование информации в специальной книге;
  • передача полученных данных руководству предприятия в кратчайшие сроки (до 1 дня).

Зачем нужно почтово-секретарское обслуживание

Риски, связанные с приобретением юридического адреса без почтового обслуживания:

  • возвращение писем адресатам с пометкой «компания по месту не значится». Такая формулировка для ИФНС означает, что юридический адрес организации недостоверный. Последствия такого заключения налогового органа — штраф 5000 рублей;
  • возвращающиеся к адресатам письма портят репутацию компании;
  • уведомления о проверке организации, направленные от ИФНС, Пенсионного и других фондов могут не дойти до руководства компании или прийти поздно;
  • информация об ошибках в отчетах, пенях и штрафах теряется;
  • контрольное письмо банка для проверки юридического адреса не дойдет до организации и открытие расчетного счета не состоится (если счет уже существует, а банк выявит расхождения в предоставленной клиентом информации, то договор обслуживания может быть расторгнут в судебном порядке).

Варианты организации почтово-секретарского обслуживания

Организация почтово-секретарского обслуживания осуществляется двумя способами: с помощью собственника юрадреса и с использованием Почты РФ (таблица ниже).

Варианты организации обслуживания:Нюансы и особенности:
Хранение корреспонденции в отделении связи без аренды абонентского ящикаПисьма хранятся на почте и забираются главой организации или его доверенным лицом. Достоинство такого способа — минимум затрат.

Недостатки:

  • секретарское обслуживание не производится;
  • компания не информируется о получении писем;
  • возможна потеря корреспонденции по вине работника почты.
Хранение корреспонденции в отделении связи с арендой абонентского ящикаПисьма хранятся в оплаченном клиентом абонентском ящике, стоимость которого в несколько раз превышает стоимость подобной услуги от собственника юрадреса.
Почтово-секретарское обслуживание владельца юридического адресаПредоставление предпринимателю пакета услуг в зависимости от его потребностей. Это может быть хранение и доставка адресату корреспонденции, а также услуги секретаря (на телефоне).
Читайте также:  Собираем документы в налоговую для смены юридического адреса

Специальное предложение Почты России юридическим лицам

Для сокращения очередей в отделениях Почты РФ в Москве осуществляется прием корреспонденции от юридических лиц в специальных отделениях связи (150 точек за наличный расчет и 71 — за безналичный). Чтобы принять участие в программе нужно заключить с Почтой России договор на обслуживание юридических лиц. Получать посылки, бандероли и письма организации смогут в 87 отделениях связи Москвы. Планируется также перевод обслуживания корпоративных клиентов в режим онлайн. При успешном внедрении нового порядка, система обслуживание юридических лиц в Москве Почтой России будет введена в других регионах.

Заключить с Почтой России договор на обслуживание юридических лиц могут даже ИП. Для этого нужно прийти в головной офис организации и предоставить определенный пакет документов (таблица ниже).

Организационная форма
Документы
ИП
  • копия документа, подтверждающего личность (все страницы);
  • свидетельство о регистрации ИП с указанием ОГРН (копия);
  • выписка из ЕГРИП не старше полугода на день заключения договора на почтово-секретарское обслуживание юридического адреса;
  • свидетельство о регистрации в ИФНС;
  • правка об открытии счета в банке (копия);
  • доверенность, если договор заключается посредником.

Доверенность и выписка из ЕГРИП должны быть заверены нотариально. На остальных документах должна быть подпись исполнительного директора предприятия.

ООО
  • лицензия, если она предусмотрена (копия);
  • копия протокола собрания или приказа о назначении руководителя компании;
  • доверенность, если от лица руководителя действует представитель;
  • свидетельство о регистрации в ИФМС (копия);
  • выписка из ЕГРЮЛ не старше полугода на момент заключения договора предоставления услуг в центр обслуживания юридических лиц Почты России (копия);
  • свидетельство о внесении записей в ЕГРЮЛ (копия);
  • Устав организации или договор об учреждении (копия).
  • Доверенность и выписка из ЕГРЮЛ должны быть заверены нотариально. На остальных документах должна быть подпись исполнительного директора предприятия.

Внимание! Отправления с адресатом или получателем в статусе юридического лица обслуживаются только в отделениях связи для корпоративных клиентов (Москва). Подходящий центр обслуживания юридических лиц Почтой России можно найти на официальном портале www.pochta.ru.

При заключении договора Почта РФ гарантирует:

  • возможность безналичного расчета за предоставленные услуги;
  • удобство места и времени почтового обслуживания;
  • наиболее выгодные тарифы для корпоративных клиентов;
  • качественное обслуживание международных отправлений и др.

Все возможные услуги почты рассмотрены в Приложении к типовому договору и подразделяются на 4 группы:

  • экспресс-доставка и посылки;
  • почтовый бизнес;
  • использование франкировальной машины, аренда абоненткой ячейки, поставка госзнаков почтовой оплаты и «бокс-сервис»;
  • дополнительные услуги.

Образцы документов для скачивания

Скачать образец договора на оказание услуг региональным клиентам (Word)
Скачать договор на оказание услуг региональным клиентам (PDF)
Скачать список адресов почтовых отделений Москвы для корпоративных клиентов (PDF)

Стоимость услуг по договору, заключенному с Почтой России (обслуживание юридических лиц в Москве) составляет чуть больше 2000 рублей в месяц.

Для компаний, у которых юридический адрес не совпадает с фактическим нахождением организации, почтово-секретарское обслуживание — легальный способ ведения бизнеса без потери репутации и проблем с государственными и финансовыми структурами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *