В настоящее время регламентация вопросов документационного обеспечения управления в хозяйствующих субъектах на государственном уровне ведется сразу в нескольких разных направлениях: законодательное регулирование; подготовка всеобщих стандартов оформления; подготовка нормативно-правовых и нормативно-методических инструкций. Высшей юридической силой, естественно, обладают законы Российской Федерации. В действующем российском законодательстве содержится большое количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к оформлению документации различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
В группу нормативно-законодательных актов, которые регулируют оформление и хранение всех документов любой организации, осуществляющей деятельность на территории Российской Федерации, входят:
- Закон об ООО, согласно которому каждая фирма, имеющая соответствующую организационно-правовую форму, обязана обеспечить полную сохранность и доступность для ознакомления участников, а так же контролирующих органов в течение всего срока функционирования предприятия, следующей важной документации:
Договор об учреждении общества, если ваша компания учреждена сразу несколькими владельцами. В случае, если организация учреждена только одним учредителем (физическим или юридическим лицом), сохраняется только лишь решение об учреждении.
- Устав общества и другая официальная документация, которая подтверждает все внесенные в процессе осуществления деятельности изменения в устав;
- Протокол собрания учредителей предприятия, где указывается информация относительно решения о создании компании и утверждается оценка в денежном эквиваленте неденежных вкладов в уставный капитал со стороны всех соучредителей;
- Свидетельство о государственной регистрации и другие официальные бумаги, которые определяют право компании на пользование имуществом, находящемся на его бухгалтерском балансе, а также вся внутренняя документация;
Положения о фактическом наличии и работе филиалов и представительств общества, если, конечно, такие имеются.
- Документы, которые регулируют выпуск облигаций и других ценных бумаг, которые есть в вашей фирме;
- Перечень (реестр) протоколов всех проведенных общих собраний участников, ревизионной комиссии, заседаний совета директоров (или наблюдательного совета, если такой имеется);
- Перечень аффилированных лиц (аффилированные лица — это лица, которые в той или иной степени могут влиять на решения, принимаемые в процессе предпринимательской работы. К ним относятся такие лица, как, например, члены совета директоров предприятия (наблюдательного совета) или члены его коллегиального исполнительного органа и другое)
- Результаты и выводы ревизора (ревизионной комиссии), государственных органов контроля или аудитора о хозяйственной деятельности;
- Документация, подтверждающая наличие судебных актов, споров, которые возникли в организации в момент её основания или во время текущей коммерческой деятельности.
- Закон о бухгалтерском учете
Это еще один важный российский закон, который регулирует деятельность всех коммерческих и некоммерческих организаций. Этот закон регулирует ведение как первичных, так и итоговых документов, отражающих информацию о бух. учете в обществе.
Итак, Закон о бухгалтерском учете указывает, что все общества обязаны хранить следующие бумаги:
- Первичные документы бухучета, регистры и бухгалтерскую (финансовую отчетность);
- Приказ об учетной политике, а также документацию, которая указывает на способ организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии;
- Документация, которая регулирует специализированную деятельность хозяйствующего субъекта в соответствии с российским законодательством;
- Дополнительные бумаги, перечень которых закреплен в уставе каждой фирмы в индивидуальном порядке.
Общий перечень документов общества, которые нужно хранить компании в обязательном порядке, приведен в следующем нормативно-законодательном акте «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» № 558 от 25.08.2010 г.
Все эти бумаги могут храниться не только на территории организации. Допускается хранение в любом другом месте, которое должно быть в обязательном порядке известно и доступно всем участникам общества в любой момент.
Подготовлено по материалам © Источника
