Любая компания обязана в своем уставе указывать местонахождение. Если она переезжает по тем или иным причинам, эти сведения ей придется изменить не только в учредительных документах, но и в государственном реестре. Новые формы при смене юридического адреса потребуется заполнить, правильно подписать и сдать в ФНС для регистрации изменений. В дальнейшем о смене нужно будет уведомить контрагентов.
Нормативно-правовое регулирование
Законодатель в Гражданском кодексе дал понятие местонахождения юридического лица. В деловом обороте этот термин стал называться юрадресом. Он обязательно должен быть указан в уставе и является одним из идентифицирующих признаков фирмы, который фигурирует в государственном реестре согласно нормам закона о регистрации. Это требование имеет под собой 2 цели:
- обеспечить постоянную доступность для контактов руководителя организации;
- добиться, чтобы компания получала всю адресованную ей юридически важную корреспонденцию.
Если эти задачи не решаются, и письма из налоговой возвращаются к ней с пометками «адресат выбыл» или «не значится», будет предъявлено требование о немедленной смене местонахождения или даже иск о ликвидации.
Важно: Недоступная для переписки и контактов фирма окажется в зоне риска блокировки банковских счетов.
Изменения в устав
Таким образом, важным вопросом станет обеспечение доступного и работающего почтового ящика, которой станет основой для нового местонахождения. Далее, для того, чтобы поменять юридический адрес ООО, первым этапом станет внесение изменений в устав.
Это не потребуется в единственном случае – если там нет точного адреса, а только название населенного пункта и переезд происходит в его пределах. Но как показывает практика, очень небольшое количество компаний избежали определения точного наименования улицы и адреса дома, ИФНС, несмотря на прямое разрешение закона, такие уставы избегает принимать на регистрацию. Рекомендую конкретизировать информацию. Соответственно, придется пройти следующие три этапа:
- созыв собрания участников;
- голосование по вопросу изменения местонахождения;
- оформления результатов голосования в идее протокола и новой редакции устава.
Результаты должны быть направлены в ФНС вместе с заполненными новыми формами и другими требуемыми бумагами.
Интересно: Недавно разработан типовой стандартный устав ООО. Если новая редакция будет подготовлена в соответствие с ним, риск отказа в регистрации станет существенно меньше.
Заполнение Р13001 и Р14001
Процедура регистрации предприятия или изменений в его устав, а также иных, которые там не указываются, сейчас достаточно формализована. Изменения делятся на 2 группы – отражающиеся в учредительных документах и не вносящиеся в них.
В любом случае, даже если они не учитываются в устав, где указан только населенный пункт, новые данные о местонхождении подлежат отражению в госреестре.
Порядок смены юридического адреса требует обязательного заполнения одного из двух заявлений:
- Р14001. требуется подготовить в ситуации, когда конкретные данные об улице в уставе не указываются, город не меняется, соответственно, не требуется и корректировать учредительные документы;
- или Р13001. Этот документ нужно оформить в случае, когда и носятся новые данные в ЕГРЮЛ, и меняется устав.
Порядок оформления заявлений практически идентичен, вносимая в них информация стандартна и содержит идентифицирующие признаки компании, среди которых данные об исполнительном органе, ОГРН, ИНН и аналогичные. Требуется внести информацию на листы с первого по пятый. Формы можно распечатать и заполнять их вручную, черной ручкой, легко сделать это на компьютере, 14 кеглем и шрифтом Times New Roman, но существуют и специальные бесплатные программы, которые оптимизируют время на внесение всех требуемых данных.
Подписывает заявление всегда директор, а в случае его отсутствия (отпуск, командировка) – лицо, назначенное исполняющим обязанности приказом и имеющее доверенность. Подпись придется удостоверить у нотариуса, который также прошьет все разрозненные листы и сделает на обороте последнего удостоверяющую наклейку со своей гербовой печатью.
Подготовленные таким образом формы необходимо присоединить к общему пакету и направить в ИФНС.
Внимание: Ошибок, печаток или корректировок в заявлениях быть не должно, все данные требуется перепроверить.
Что еще потребуется
Процедура смены юридического адреса включает в себя подбор пакета необходимых данных для регистрации. В его основу лягут бумаги, определяющие право на использование новых сведений о местонахождении. Оно может быть предоставлено компании на праве собственности, если офис она приобрела, или аренды, если принято решение на определенное время снять помещение. Таким образом, в перечень правоустанавливающих документов могут входить следующие:
- свидетельство о собственности на офис или складское помещение, если оно имеет адрес и там фактически присутствует исполнительный орган. В последние годы свидетельство заменяется выпиской из кадастра;
- договор аренды или совместной деятельности, определяющий порядок пользования нежилым помещением;
- гарантийное письмо от собственника, который обещает заключить такой договор в дальнейшем, после регистрации смены местонахождения, если в нем не будет отказано ИФНС.
Таим образом, формируется пакет, включающий все бумаги, которые могут заинтересовать сотрудников ИФНС.
Подается он комплектом, но сшивать его в единый том не требуется. Некоторые отделения ИФНС могут попросить положить все бумаги в папку-скоросшиватель. В комплекте окажутся:
- новые формы;
- устав или изменения к нему;
- все документы на предполагаемый адрес (нотариальные копии);
- квитанция об уплате государственной пошлины. Перечислять средства не потребуется, если предоставляется только форма Р14001;
- доверенность, если пакет подается представителем.
Порядок регистрации изменений в ФНС
Порядок изменения юридического адреса организации регулирует и ограничения по срокам. Все документы должны быть направлены в ИФНС, осуществляющую функции по регистрации, не позднее трех дней после принятия новой редакции устава. Направляться они могут лично или по почте. Просрочка грозит штрафами.
При подаче сотрудник проверит комплектность и правильность уплаты пошлины. В дальнейшем в течение 7 дней будет проверяться достоверность направленных сведений. Применительно к юридическому адресу дополнительно будет уточнено, не внесен ли он в список массовой регистрации, где уже находятся сотни компаний и ни одна из них не получает корреспонденции. В этом случае вероятен отказ. Но возможен он и в ситуации, когда данные не соответствуют действительности.
После регистрации ИФНС сама передаст новые данные в ФСС и ПФР, а обязанностью компании станет уведомить всех кредиторов и других контрагентов о том, что ее местонахождение изменилось. Дополнительно потребуется сообщить об этом обслуживающим банкам.
Недостоверные данные
При использовании договоров или гарантийных писем, определяющих местонахождение, предоставленных собственниками сомнительных владельцев недвижимости, возникают риски признания ИФНС адреса недостоверным.
Это может быть связан с тем, что он:
- находится в помещении, предназначенным под снос;
- объект недвижимости является недостроем, не введенным в эксплуатацию;
- используется военной частью;
- там располагается государственное учреждение;
- существует и имеется в распоряжении налоговой инспекции письменный отказ владельца недвижимости о запрете на размещение там фирм.
Все эти признаки сформулированы в постановлении Высшего арбитражного суда, которым руководствуется ФНС. Предполагается, что неверные данные о местонахождении не только мешают осуществлению государственного контроля за бизнесом, но и задевают экономические интересы их кредиторов. В этом случае велика вероятность получения отказа в регистрации.
Зная регламент, изменить юридический адрес ООО несложно. Главное, не пропустить сроки, а заполнить новые формы можно и самостоятельно и при помощи бесплатных программных продуктов.
